En esta entrada de blog os traemos un resumen desde el punto de vista práctico de cómo se deben gestionar las compras en un centro veterinario.

Algunos conceptos básicos…

Tened en cuenta que vamos a explicar aquí lo  mínimo viable para que empecéis a gestionar vuestras propias compras. No os agobiéis, es mejor empezar despacio y hacerlo de forma constante que intentar hacerlo todo de golpe.

Antes de tocar ninguno de los puntos que he considerado básicos en la gestión de compras, tengo que dejar claro que es imposible, en unas pocas hojas, detenerse en una parte de la gestión tan rica, llena de posibilidades y que, en mucho, es de las que más se disfruta por el reto que supone hacerlo bien. Se trata de una partida de ajedrez, entre nosotros y los proveedores o los comerciales. Vamos a tratar, de forma muy breve y resumida, de acercaros unas nociones básicas de la gestión de compras, pero es un tema mucho más extenso de lo que aquí se pueda recoger porque involucra directamente a otras áreas de gestión como la parte fiscal y contable, el balance y la cuenta de resultados.  Y debemos empezar por lo básico.

Pero al menos deberíais manejar estos cinco conceptos para hacer una gestión eficiente:

1. El coste de las Compras. ¿Cuánto debo gastarme en las compras?

Particularmente difícil es cuadrar esta partida. Siempre se compra más caro de lo que se quiere.  El coste de las compras debería ser un 25 – 30% de la facturación (ingresos). Personalmente yo asumo un 30-35% porque esa diferencia del 5-10% la meto en inversión en equipamiento. Ya que, de ésta forma logramos forzarnos a invertir en nuestro centro, y lo que nos quede limpio a final de mes, y consecuentemente a final de año, está ya libre de todo gasto, salvo los impuestos societarios o equivalente. Dicho de otra forma, prefiero una rentabilidad de un 3% pero con todos los “deberes” ya hechos. Además hemos de tener en cuenta que trabajar con los mejores productos, que es necesario mientras más alto sea el nivel clínico de nuestro centro, no resulta barato.

2. Si compro bien, mientras más producto gaste, mejor; exceptuando los fungibles

Si el centro veterinario funciona bien, rotarán los productos. La rotación será alta. Por tanto, gastaremos mucho porque estaremos vendiendo y facturando muchos servicios o alimentación. Hay que intentar a este respecto que los tratamientos y servicios le ganen cada vez más terreno a alimentación, suplementos y accesorios. Porque ese no es nuestro negocio. Y menos hoy en día. Esto es lo que se llama tener mucho activo circulante, y eso es bueno porque mientras más tengas potencialmente más vendes.  Por poner un ejemplo rápido, “mientras más carne venda una carnicería, más ventas y más beneficio”, en lo que tiene que tener cuidado es en no derrochar papel, o bolsas, o demasiada agua limpiando o cuidar los cuchillos para no tener que comprar cuchillos nuevos cada mes.

3. Y entonces ¿qué hago con los fungibles?

En los fungibles ocurre justo lo contrario que con el resto de productos, mientras más personal tengamos a cargo observaremos que coloquialmente “disparan con pólvora del rey” es decir, gastan fungibles como si no costasen. El ejemplo perfecto son las vías, fallan una y otra y otra, o los empapadores o las botellas de suero. Cuántas veces entre las dos o tres soluciones de fluidoterapia disponibles, los empleados cogen “la que más mola” o la “más cool” o la que creo “que le va a sentar mejor” al paciente o “lo que he leído en un artículo”  o porque “es una solución más completa por ser más rara o tiene más cosas”, esto indica una falta de formación en fluidoterapia y muchas veces una solución u otra son válidas, y sin embargo hay una mucho más económica que al otra y eso los empleados ni lo piensan. Y respecto a los artículos publicados novedosos, hay que leerlos con cuidado, siempre que hagáis un cambio en un tratamiento especialmente de hospitalización porque alguien del equipo haya leído algo, ponedlo en común con el resto del personal, porque igual que hay un artículo defendiendo una postura, habrá otro o varios que puedan contradecirlo, por tanto no vale sólo con leer un artículo para cambiar un protocolo medicamentoso ni mucho menos intrahospitalario.  Por eso, para comprar bien debéis gestionar no sólo la compra, si no el gasto de los fungibles y de la fluidoterapia, y lo mejor para esto es organizar protocolos, para que siempre se hagan igual las cosas, y el coste final de los tratamientos sea el más homogéneo posible lo realice quién lo realice.

Aquí es especialmente importante valorar otras marcas que no sean las líderes de mercado, porque muchas veces el fungible será igual, y nos estará cobrando de más por la marca y el marketing asociado que lleva. Esto mismo vale para valorar no solo otras marcas, sino también otros proveedores. Tanto es así que hay centros muy grandes que han negociado las compras de fungible con un proveedor y la compra de medicamentos para posteriores tratamientos con otro. No hay que dejar de explorar opciones.

4. Revisar facturas regularmente

Todo el mundo se equivoca, da igual que sea un distribuidor pequeño que una multinacional. Por tanto, revisad asiduamente las facturas, los cargos en el banco y los productos que os sirven. Hay muchos más errores de los que a priori pudiera parecer. Y sin mala fe la gran mayoría de las veces. Pero haberlos los hay.

Nosotros recomendamos que los ATV (auxiliares, recepcionista) o la persona que recepcione el pedido lo puntee, es decir que vaya tickeando los productos que han llegado y tachándolos del albarán de entrega.

Y luego revisar las facturas es cosa más bien vuestra o de vuestro encargad o encargada. Es decir alguien os filtra lo básico y lo más delicado lo hacéis vosotros o alguien de vuestra entera confianza.

5. Control periódico de la gestión de compras

Debemos de comprobar cada poco tiempo que las compras se están llevando a cabo sin problemas, una revisión un día de la semana concreto puede ser buena solución pero también debéis de controlar trimestralmente vuestros consumos con los laboratorios y con los proveedores para ver si estáis llegando a los objetivos o si estáis cayendo respecto al año anterior. Una caída en las compras suele implicar una caída en las ventas y por tanto en la facturación. O a misma facturación, unas compras de fungibles mayores que el año anterior, implican una menor rentabilidad y más gasto y menos eficiencia.

Cuando hacemos la compra de nuestra casa tenemos habitualmente nuestro sitio de compra favorito, y muchas veces aunque llevamos una lista de lo que necesitamos, “picoteamos” de lo que las grandes superficies de compra pueden ofrecernos. También solemos acudir a la sección de ofertas en los días especiales o de grandes descuentos. Esta actitud de compra como consumidores es la misma actitud que “arrastramos” en muchas ocasiones a la hora de comprar. Y es un error.

Lo más importante, como concepto en estos productos, es que son las existencias contables en el balance de nuestra actividad, es decir, son los bienes de activo circulante que nosotros compramos con el objeto de venderlos ganando un margen (beneficio bruto). Es dinero hecho producto y mientras no se venda mi dinero no sólo está parado, si no que si el producto caduca o se deteriora, he perdido dinero.

En la próxima entrada de blog daremos las claves prácticas del control de stock y cómo mejorar a la hora de realizar un pedido y de darle una mayor salida a nuestras compras.

Esperamos que os haya sido útil, si tenéis algún problema en la gestión de vuestro centro veterinario podemos ayudaros, bien con la gestión de compras bien con lo que necesitéis. Si tenéis cualquier duda o queréis consultarnos, os dejamos nuestra web www.rentabilidadveterinaria.es y uno de nuestros correos dgutierrez@rentabilidadveterinaria.es