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Cómo reajustar tu presupuesto anual en tu clínica veterinaria

No somos el sector del Turismo, ni el de la Restauración, ni otros sectores gravemente afectados por el cierre de los negocios durante estos 3 meses pasados por la alarma sanitaria. El sector ha permanecido abierto, pero han disminuido las visitas a la clínica, por tanto los ingresos; y nosotros hemos respondido, como hemos podido, ya que nuestros negocios tienen unos altos costes fijos que son imposibles de transferir y disminuir. Gracias a las ayudas y/o al excedente de tesorería, y a algunos ahorros de costes, habéis podido aguantar estos meses.

Ahora en mayo y junio estáis trabajando mucho, y esto es estupendo. Estáis recogiendo los clientes y visitas que no vinieron en marzo y abril. Lo importante es mantener este ritmo durante los meses de verano; y esto no va a ser fácil, tenéis que hacer un gran esfuerzo de comunicación proactiva con vuestros clientes. Si antes la comunicación era importante, ahora opino que será fundamental; en especial la comunicación online y las redes sociales.

Todas las clínicas veterinarias deberíais de contar cada año con un presupuesto de ingresos y gastos, desglosado si fuera posible mensualmente, permitiendo conocer el estado de tesorería. En esta situación que hemos pasado durante estos 3 meses que ha durado la alarma sanitaria, muchos de vosotros habéis visto vuestros ingresos reducidos, pero ¿Qué ocurrido con vuestros gastos? ¿Qué habéis hecho de forma proactiva por disminuirlos? El objetivo, como mínimo, en mantener el beneficio o el EBITDA.

Para todas aquellas empresas que seáis una sociedad mercantil, os voy a explicar, de forma sencilla, en 5 pasoscómo reajustar vuestro presupuesto.

Coger los datos agrupados del 1º y 2º trimestre. Trabajar con los datos reales, haciendo los ajustes correspondientes.

1º.- Analizar los costes/gastos del 1º y 2º trimestre por separado y compararlos.

Revisa las diferentes partidas de costes: variables (compras), salariales y generales (desglosados por partidas) de cada uno de los trimestres en cuestión). Lleva los números a una hoja de Excel y compara, trimestre a trimestre.

2º.- Analizar los ingresos del 1º y 2º trimestre por separado y compararlos.

El programa informático de gestión os dará los ingresos del trimestre. Trabajar con los datos sin IVA. Coger los datos globales y por áreas de negocio (tanto dentro de servicios como de productos).

3º.- Analizar los desvíos/cambios entre 1º y 2º trimestre; y cómo ha repercutido a vuestra tesorería y a vuestro beneficio.

Llevar los resultados de ambas partidas, desglosadas al máximo a una hoja de Excel, separando ambos trimestres y los valores absolutos de cada apartado desglosado.

Analizar lo qué ha ocurrido. ¿Qué ha subido? ¿Qué ha bajado? ¿Qué se ha mantenido? Investiga en detalle cada uno de ellos y busca la causa. Analiza y valora si alguno de ellos se pueden modificar, cambiar, mantener,…, y proyecta a futuro cómo evolucionarán, en base a tu experiencia o conocimiento de tu negocio.

4º.- Revisar los presupuestos de ingresos y gastos estimados (anteriormente a la pandemia) y ajusta los nuevos presupuestos anuales de ambos.

Revisa lo que tienes proyectado de ingresos y gastos para el año en curso. Con los datos anteriores, modifica lo que crees que cambiará y elabora el nuevo presupuesto de ingresos y gastos.

Mensualiza ambas proyecciones y controla mes a mes ambas partidas, para tomar decisiones en caso de desvíos en alguna de ellas. De esta forma si hay que hacer ajustes, serán mínimos.

5º.- Elabora un plan de acción para conseguir alcanzar los presupuestos.

Te has marcado unos objetivos de ingresos y de gastos.

Posiblemente tengas que acelerar la recuperación de los ingresos, por ejemplo. Pues define: qué vas a hacer, cuándo, cómo, quiénes, con qué coste, cómo sabrás si lo has conseguido, por qué.

Y lo mismo con los gastos y costes.

Para algunas clínicas veterinarias va a ser difícil alcanzar la misma facturación del pasado año, debido a la bajada de ingresos y a la situación económico-social en nuestro país, pero por lo menos ajustar los gatos en la misma proporción, para que el beneficio no se resienta o lo haga mínimamente.

Para aquellas clínicas que no sois sociedad, que quizás no tengáis estos datos reglamentados presentados; tendréis que recurrir a vuestros documentos propios, oficiales y no oficiales, para hacer lo mismo. Es obligatorio y necesario.

Animaros, no es difícil. Son un par de horas.

Recordar que la gestión empresarial de tu clínica crea adicción. Ponte en acción.

José Luis Villaluenga
José Luis Villaluenga
Empresario de profesión y biológo de formación, Profesor A. Facultad de Veterinaria UAX (Madrid), mi dedicación y pasión se centran en mostrar y acompañar en el camino de la gestión empresarial y marketing a los veterinarios de centros veterinarios en España y LATAM.

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